Examen des nouveaux processus Source-to-Pay par rapport à votre analyse de rentabilisation, partie 6


Le dernier et peut-être le plus important L’étape de tout exercice d’automatisation des processus source-to-pay ne se concentre pas sur l’analyse de rentabilisation et la mise en œuvre de nouveaux processus source et procure-to-pay. Pourquoi? Eh bien, si vous avez suivi correctement les étapes précédentes, la mise en œuvre de tout nouveau processus ou technologie doit être basée sur une feuille de route livrable qui peut être mise en œuvre efficacement et surveillée en permanence.

L’étape la plus critique de toute transformation source-to-pay se produit une fois la mise en œuvre du projet terminée. Malheureusement, c’est aussi l’étape où la plupart des projets échouent car la plupart des gens traitent la transformation comme un projet avec une date de début et de fin définie.

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Nous avons tous vu des projets de transformation trop médiatisés échouer à tenir leur promesse initiale aussi rapidement que tout le monde l’attendait, et par la suite avoir du mal à obtenir l’adhésion plus large et le soutien interorganisationnel dont ils ont besoin. De nombreux professionnels ont également du mal à mesurer le retour sur investissement de leur investissement.

C’est vraiment dommage car les transformations procure-to-pay sont l’un des rares projets qu’une entreprise peut entreprendre absolument mesurable en permanence.

Trop souvent, un projet de transformation numérique se concentre sur la technologie elle-même, et une fois qu’elle est mise en œuvre, tout le monde revient à ce qu’il faisait auparavant. La technologie n’est toujours qu’un catalyseur et non une solution complète. Si vous ne favorisez pas l’adoption et ne facilitez pas la vie des gens, personne n’utilisera la technologie que vous avez choisie.

Pensez à vous poser les questions clés suivantes une fois votre nouveau système installé et le suivi fournisseur de solutions terminé :

· Le processus fonctionne-t-il comme prévu ? Obtenez-vous les coûts d’amélioration des processus que vous avez identifiés dans l’analyse de rentabilisation ?

· Les fournisseurs sont-ils rigoureusement sélectionnés pour s’assurer qu’ils sont efficacement intégrés dans vos processus afin d’atteindre le plus haut niveau d’automatisation ?

· Êtes-vous sur la bonne voie pour obtenir les avantages liés à l’approvisionnement de l’analyse de rentabilisation ?

· Le dossier commercial tient-il la route ? Quels domaines sont en dessous et au-dessus de la moyenne ?

Alors, que devriez-vous faire différemment ?

Compte tenu des efforts, des détails et de la rigueur qui ont été investis dans votre analyse de rentabilisation, celle-ci doit maintenant être utilisée comme un outil pour suivre l’avancement de votre transformation. Déplacez votre attention du point de vue selon lequel le projet est terminé lorsque le système est mis en service et considérez-le comme une étape importante de votre transformation. Les prochains jalons doivent être à intervalles définis après la mise en ligne pour suivre les progrès par rapport aux avantages attendus dans votre analyse de rentabilisation.

Mettez en place un groupe de travail composé de parties prenantes clés pour examiner les progrès par rapport à votre analyse de rentabilisation et convenir des actions nécessaires pour vous assurer de rester sur la bonne voie pour offrir vos avantages.

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En premier lieu choisir la bonne solution

Avec une gamme de solutions technologiques différentes, il peut être difficile pour les entreprises de savoir quellesSolution Ource to Pay conviendra à votre entreprise. Si vous comprenez exactement ce que vous voulez réaliser et suivez les étapes décrites dans cette série d’articles, vous pouvez choisir la solution qui vous convient.

Voici un bref résumé des étapes à suivre avant de prendre une décision d’achat :

1. Comprendre les processus actuels

Vous devez comprendre comment fonctionnent vos processus actuels et quelles sont les exigences de vos parties prenantes. Mener une analyse approfondie des besoins actuels de l’entreprise par le biais d’entretiens avec les principales parties prenantes et d’examens de processus à jour. Cela fournit des informations et des ressources précieuses telles que :

  • Informations clés sur les processus Procure-to-Pay actuels
  • Identification des principaux points douloureux
  • Identifier les leviers clés pour favoriser l’adoption par les utilisateurs
  • Identifier les domaines clés et les moteurs du retour financier sur investissement
  • Identification des gains rapides et des domaines de développement à plus long terme
  • Cartographie du paysage technologique actuel dans les processus source-to-pay

2. Planifier les processus futurs

En utilisant les informations et les ressources de l’évaluation actuelle des processus, vous pouvez alors commencer à élaborer une vision claire et articulée de ce à quoi ressembleront les futurs processus pour éclairer les processus de planification des ressources et des activités. Vous devez également être en mesure de formuler des exigences technologiques claires et articulées. En règle générale, vous devez évaluer les domaines fonctionnels suivants :

gestion des fournisseurs

· Gestion des informations sur les fournisseurs

· Gérer les performances des fournisseurs

· Fournisseur intégré/non intégré dans le système

· Gestion de la conformité et audits

· Activation du fournisseur

· Suivi de la prestation de services

· Maintenance de la fiche fournisseur

gestion des achats

· catégorie de taux

· Déterminer le plan de catégorie

· Préparer et réaliser l’évaluation du marché

· Préparer et conduire un événement de sourcing (RFX).

· faire des évaluations

· Sélectionnez le fournisseur

· Gérer le projet (dans le système)

· Préparation et réalisation d’enchères électroniques

la gestion des contrats

· Créer un contrat

· exécuter le contrat

· contrat d’auteur

· Gérer le contrat

· négocier un contrat

· approuver le contrat

· mettre fin au contrat

Analyse des dépenses et reporting

· Analyse des dépenses

· mesure des avantages

· Rapports d’exception et de conformité

· Processus S2P et rapports de performance BPO

· Identifier les opportunités de réduction des dépenses

gestion des achats

· Faire une demande d’achat (RP)

· Activation de catégorie

· approuver la RP

· Approuver le bon de commande (PO)

· Créer une commande

· Achat au comptant et conversion PR en bon de commande

· confirmer la commande

· Ordre reçu

· Modifier la commande

· Ouvrir la gestion des commandes

Paiement de factures

· Saisir la facture

· résolution de facture

· correspondance de facture

· Créer prêt à payer

· approuver la facture

· Réception de la facture sans bon de commande

· Créer un avoir/note de crédit

· Créer une provision financière

· Traiter les factures en devises

traitement des paiements

· Créer et valider le paiement dans l’ERP

· Autoriser le paiement dans l’ERP

· Gérer l’état du paiement

· Mettre à jour les dossiers financiers

· Libérer les charges à payer

L’évaluation des solutions technologiques source-to-pay par rapport à ces capacités fonctionnelles, puis leur mise en correspondance avec vos futurs processus garantit que vous sélectionnez la bonne solution technologique pour votre entreprise.

CLIQUEZ ICI pour lire la partie 1.

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