Les pièges des licences commerciales pour les cabinets d’architecture


Répondre aux exigences de l’enchère

Si une entreprise d’architecture ou d’ingénierie ne parvient pas à démontrer qu’elle a obtenu les permis et licences d’exploitation nécessaires, elle peut être empêchée de participer à des projets.

Même si une offre est initialement couronnée de succès, le fait qu’une entreprise ne dispose pas d’une licence appropriée ou d’une autre autorisation légale pour offrir des services peut être une opportunité pour les concurrents de contester l’offre.

Licences multi-États pour les cabinets d’architecture et d’ingénierie

Lorsqu’une entreprise d’architecture ou d’ingénierie s’étend dans un autre État, l’entreprise peut avoir besoin de confirmer qu’elle possède la licence appropriée dans son État d’origine. Cela signifie qu’il doit déjà avoir terminé ou acquis les éléments suivants en Allemagne :

  • Formation d’entreprise
  • Licence pour un cabinet d’ingénierie ou d’architecture professionnel (si requis par l’État)
  • Licences professionnelles d’ingénieur ou d’architecte pour les ingénieurs ou architectes individuels employés par l’entreprise. Ces licences peuvent nécessiter une formation, de l’expérience et des tests.

Une fois qu’une entreprise détient la ou les licences appropriées dans son État d’origine, elle peut procéder à l’obtention d’une licence commerciale (ou d’un certificat d’autorisation) pour offrir des services d’architecture ou d’ingénierie d’autres États. Pour ce faire, ils doivent généralement fournir les éléments suivants :

Notez également les considérations et nuances supplémentaires suivantes :

  • Exigences en matière de licence de propriété : certains États peuvent exiger qu’un ou plusieurs propriétaires de l’entreprise soient titulaires d’une licence dans cet État.
  • Exigences de dénomination uniques : une demande de licence non étatique peut être refusée si le nom de l’entreprise est en conflit avec les exigences de dénomination spécifiques d’un État.
  • Portée des services : si le bureau fournit à la fois des services d’architecture et d’ingénierie, il peut être nécessaire de demander une licence distincte pour chaque discipline.

N’oubliez pas que l’entreprise peut être soumise à des charges sociales, à des taxes de vente et à des exigences de licence commerciale locale dans chaque État dans lequel elle opère.

Noter: La licence d’entreprise est distincte de la licence individuelle. L’octroi de licences aux particuliers au sein d’une entreprise ne répond pas aux exigences de l’octroi de licences aux entreprises dans un autre État. Il est également interdit aux architectes et ingénieurs non agréés dans un État de s’appuyer sur la licence de leur bureau dans cet État pour y exercer.

Renouvellements de licence

Les régulateurs réduisent leur rôle dans la fourniture de notifications de renouvellement et de conformité. Cela signifie qu’il appartient à l’entreprise d’architecture ou d’ingénierie de comprendre ses obligations en matière de licences commerciales et de s’assurer qu’elles sont respectées en temps opportun.

Les renouvellements doivent généralement être traités deux à trois mois avant la date d’expiration de la licence existante.

Assurez-vous de vérifier si l’autorité de délivrance des licences exige des exigences de renouvellement de licence annuelles, semestrielles ou autres.

Noter: Environ 65% des exigences d’enregistrement des licences pour toutes les industries changent chaque année. Tenez-vous au courant des demandes de renouvellement avant de soumettre une demande, vérifiez les mises à jour de statut, conservez les enregistrements de licence et suivez les demandes de renouvellement.

exigences pour la formation continue

La majorité des agences de licences d’État exigent que les architectes et les ingénieurs satisfassent aux exigences de formation continue afin de renouveler leurs licences.

Ajouts ou modifications d’entreprise qui déclenchent une mise à niveau de licence

Certaines activités commerciales et certains changements peuvent nécessiter une modification ou une mise à jour de la licence. Ceux-ci inclus:

  • Changement de propriétaire: Dans la plupart des cas, les licences commerciales et les enregistrements sont détenus à la fois au nom de l’entreprise et du ou des propriétaires. Il est donc impératif que les licences reflètent les informations correctes.
  • Changement de nom de l’entreprise : Ce changement doit également être reflété sur les licences commerciales et les enregistrements. Certains États exigent l’approbation préalable du Licensing Board pour un changement de nom.
  • Nouvelle gamme de produits ou service : Cela pourrait entraîner la nécessité d’acheter des licences ou des certificats d’autorisation supplémentaires. Par exemple, à New York, une entreprise doit avoir un certificat d’autorisation afin de fournir des services d’ingénierie professionnels. Si l’entreprise choisit d’ajouter des services d’arpentage, elle doit acheter un autre certificat d’autorisation pour ce nouveau service.
  • Transformation de l’entité commerciale : Vérifiez si les États dans lesquels vous opérez empêchent certaines structures commerciales d’offrir légalement des services d’architecture et/ou d’ingénierie. Par exemple, les LLC en Californie ne sont pas autorisées à offrir ces services. Les considérations supplémentaires incluent ce qui suit :
    • Vérifiez auprès du ministre des Affaires étrangères de votre État de constitution si une telle conversion peut être effectuée sans demande de conversion ou si l’État exige que l’ancienne société soit dissoute et qu’une nouvelle société soit constituée.
    • Si vous avez des employés, vous devez également demander un nouveau numéro d’identification d’employeur fédéral (EIN).
    • Toute licence professionnelle délivrée par une agence nationale ou locale doit également être mise à jour.
    • Les comptes fiscaux de l’État (taxe de vente, impôt sur le revenu, etc.) doivent toujours être réenregistrés.

En savoir plus : Changements commerciaux susceptibles d’affecter la conformité des licences commerciales et la compréhension des exigences et des obligations en matière de licences commerciales

Changement de spécialiste qualifié

Pour qu’une entreprise se qualifie pour une licence d’architecture ou d’ingénierie, une personne dûment agréée est souvent requise. Une licence d’exercice d’architecture ou d’ingénierie doit être mise à jour lorsque le professionnel qualifié change ou quitte l’entreprise.

Réciprocité/courtoisie des licences

Avoir une licence dans un état ne permet pas à un architecte ou à un ingénieur d’exercer dans un autre. Plusieurs États offrent d’autres options de licence – telles que la réciprocité, la courtoisie et l’approbation – pour les architectes et ingénieurs individuels déjà titulaires d’une licence dans un État.

Dans le cadre de la demande de licence, les agences d’État acceptent généralement un dossier du conseil du National Council of Architectural Registration Board (NCARB) ou un dossier du National Council of Examiners for Engineers and Surveyors (NCEES).

De plus, un designer professionnel peut être tenu de fournir un affidavit ou une attestation attestant qu’il détient une licence active en règle dans une autre juridiction et de payer des frais.

Annuler une licence

Les licences commerciales peuvent être résiliées ou abandonnées de plusieurs façons, mais la résiliation volontaire d’une licence implique généralement une demande de résiliation. Dissoudre une entreprise ou se retirer des opérations dans un État implique des étapes supplémentaires. Pour plus d’informations, consultez cet article sur la dissolution par rapport à la sortie.

Apprendre encore plus

La gestion des licences commerciales est un défi. Il peut être déroutant de comprendre exactement de quel type de licences vous avez besoin et comment enregistrer votre entreprise. CT Corporation est là pour vous aider avec un processus de conformité de licence commerciale hautement fiable.

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